Yorizon’s IT Happiness programma.

Het succes van een IT Happiness programma valt of staat bij de acties die worden ondernomen.

Activatie

Om (een nog hogere) IT Happiness te bereiken is meten niet voldoende. Het succes van een IT Happiness programma valt of staat uiteindelijk bij de acties die worden ondernomen en de interne communicatie. Als er voldoende inzicht is vergaard dan is het moment aangebroken dat algemene kennis over geluk en perceptie van technologie kunnen worden toegepast in de eigen organisatie. We weten bijvoorbeeld dat er verschillen zijn tussen generaties en functieprofielen als het gaat om handigheid met bepaalde tools of applicaties en de eisen die aan het gebruik van deze technologie worden gesteld. Wanneer uit de monitor blijkt dat dit ook in uw organisatie speelt dan kunnen er gedifferentieerde acties per doelgroep worden opgesteld. Op deze manier worden wetenschappelijke inzichten, ervaringen van andere organisaties en uw bedrijfsspecifieke situatie gecombineerd tot een effectief actieplan om de IT Happiness te verhogen. Een belangrijk onderdeel van onze activatie-aanpak vormt de dubbele feedbackloop.

Measure

Dubbele feedbackloop

Om te kunnen verbeteren is het voor elke organisatie van belang om continue feedback te ontvangen van hun klanten, dus ook voor een IT organisatie. Negatieve signalen kunnen duiden op problemen die soms direct kunnen worden opgepakt (operationele loop) en soms is het nodig om processen anders in de richten of om trainingen aan te passen (tactisch-strategische loop). Veelal hebben organisaties deze negatieve feedback loop al ingericht. Ook al is er ook op dit vlak altijd nog wel verbetering mogelijk.

In het ideale geval heeft een organisatie een feedbackloop ingericht die zowel ontevredenheid als enthousiasme opvangt. Op die manier krijgt een organisatie een gezonde mix van kritische en positieve reacties binnen. De kans op flow wordt veel groter wanneer ook de enthousiaste reacties worden opgevangen en teruggekoppeld op het operationele niveau. Door te analyseren waarom op sommige vlakken hoge cijfers worden gescoord kan bovendien worden geleerd waarom zaken boven verwachting goed gaan. Wellicht doen specifieke medewerkers hier iets bijzonders of zijn processen handig ingericht. Dit soort inzichten kunnen dan mogelijk ook op andere vlakken worden toegepast. Hieronder wordt de dubbele feedbackloop grafisch weergegeven.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Het is zinvol om periodiek de resultaten uit de IT Happiness Monitor breed te presenteren aan de IT organisatie. Op zulke momenten komen de resultaten tot leven en wordt inspiratie geboden om te komen tot actie. Een motiverende presentatie kan ook goed worden gecombineerd met activatie workshops in kleinere groepen. Yorizon adviseert wie wanneer welke presentatie kan verzorgen om het doel optimaal te bereiken.

Communicatie

Net als in de awareness fase, is ook in de activatiefase de communicatie richting zowel IT-medewerkers als eindgebruikers van groot belang. Resultaten en verbeteracties, maar zeker ook de complimenten kunnen worden teruggebracht naar de beide doelgroepen via intranet/sharepoint, via interne mailings of door middel van een persoonlijke boodschap. Iedere medewerker kan zo de voor hem of haar relevante informatie uit het kanaal van voorkeur halen. Hier kan de CIO of IT eindverantwoordelijke een leidende rol nemen door uitkomsten en verbeterplannen te delen door middel van video, een geschreven boodschap of een live presentatie. Een andere manier om IT en de eindgebruikers tot elkaar te laten komen, is door een IT Happiness café te organiseren. In het café wordt het gesprek aangegaan over de uitkomsten van de IT Happiness monitor en er worden ideeën aangedragen voor verbeteracties. Daarnaast biedt het café ook een uitgelezen kans voor IT om innovaties te delen en te toetsen bij de eindgebruiker.

Involve IT Survey

Activatie workshops

Yorizon biedt verschillende workshop-vormen aan om de resultaten van de IT Happiness monitor te activeren. Al deze workshop-vormen hebben als doel om de resultaten om te zetten in effectieve en haalbare acties. Hieronder een korte beschrijving van de verschillende workshops:

  • Activatie workshop: Hier wordt met een groep van 8-15 medewerkers een dagdeel aan het werk gegaan om vanuit de resultaten te komen tot effectieve acties. Medewerkers brainstormen in kleine groepen over mogelijke acties. Vervolgens worden deze acties geplot in een matrix, waar de haalbaarheid en effectiviteit wordt ingeschat.
  • IT Happiness Game. In deze workshopvorm komen algemene inzichten, bedrijfsspecifieke kennis en resultaten van de monitor in spelvorm aan de orde. De deelnemers krijgen verschillende opdrachten en kennisvragen. Bij het formuleren van de opdrachten wordt zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de dagelijkse praktijk van de deelnemers. Het is een speelse en energieke wijze om mensen mee te krijgen en om tot creatieve ideeën te komen. Dit laatste geldt zeker ook voor de volgende workshopvorm.
  • LSP (LEGO Serious Play). De oorspronkelijke betekenis van de merknaam LEGO is afgeleid van het Deense “Leg Godt”, dat “Speel goed” betekent. Het succesvolle speelgoedmerk heeft al sinds de oprichting in 1932 laten zien, dat spelen met blokken je ‘in flow’ kan brengen. Je hoofd komt tot rust. Als je begint met spelen nemen je handen het over. In organisaties hebben mensen soms moeite om het rationele denken uit te schakelen. Daarom heeft LEGO zo’n 20 jaar geleden LEGO Serious Play (LSP) ontwikkeld om te ondersteunen bij strategische interventies bij organisaties. Wereldwijd gebruiken duizenden bedrijven LSP om businessplannen te bouwen, reorganisaties te bedenken of innovaties te initiëren. Yorizon werkt met een netwerk van LSP gecertificeerde professionals om deze techniek in te zetten om IT Happiness te bevorderen binnen organisaties.
Kick-off IT Survey

Prepare

IT Happiness Academy 2.0

Yorizon biedt een vervolg aan op de IT Happiness Academy voor medewerkers die zich verder willen verdiepen in IT Happiness. In deze training worden praktische handvatten geboden om met IT Happiness aan de slag te gaan. Deze training van een of twee dagen kan worden ingezet als een vervolg op de training zoals deze wordt aangeboden in de bewustwordingsfase. Nu kunnen resultaten uit de IT Happiness Monitor bekend zijn en kunnen de verworven inzichten uit de eerste training immers worden toepast op de werkelijke bedrijfssituatie. De deelnemers maken een persoonlijk actieplan en ontvangen een certificering tot IT Happiness Officer, zodra ze zelf actie hebben ondernomen om de IT Happiness van de organisatie te vergroten. Deze interne IT Happiness consultants vormen een groep ambassadeurs die anderen aansteken en de happiness met IT binnen de organisatie verder brengen.

IT Happiness Verbeterprogramma

Praktisch aan de slag met de nieuwe digitale werkplek! Klik op het beeld.

“With the results we are able to drill down on regions, countries, different user groups etc. while being able to get insights into the satisfaction, the developments over time, the performance of different business applications and the priorities. Additionally, we can compare our performance with Yorizon’s benchmark data”.

Roger Bengtsson, Head of Service Delivery, Corporate IT, Alfa Laval

“We have experienced Yorizon as a knowledgeable and reliable partner in conducting the survey programm for us; both in their project approach and execution they have shown expertise from which we could enjoy the best practices from many other companies”.

Volker Laska, CIO, Clariant
Programma en prijzen